Hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu của VNTLAS

Vai trò của hệ thống cơ sở dữ liệu về quản lý chuỗi cung

Hiện nay, Việt Nam chưa có hệ thống dữ liệu tập trung về quản lý gỗ nhập vào, xuất ra. Chưa có cơ chế để phát hiện kịp thời, đặc biệt là kiểm soát trong lưu thông. Do đó, hệ thống cơ sở dữ liệu về quản lý chuỗi cung sẽ giúp cho cơ quan quản lý:

Kịp thời phát hiện những bất thường trong chuỗi cung ứng, dễ dàng tìm kiếm, xử lý, trích rút thông tin, đặc biệt là đối tượng tái phạm hành vi vi phạm chưa được phát hiện để xử lý đúng quy định của pháp luật;
Cung cấp báo cáo định kỳ về quản lý chuỗi cung ứng của tổ chức, và lập các báo cáo chuyên đề (báo cáo cập nhật, tự động) phục vụ chỉ đạo, điều hành, báo cáo về trọng điểm, cháy rừng, phá rừng, buôn bán vận chuyển lâm sản trái pháp luật, khai thác rừng trái phép… theo từng khung thời gian cụ thể.
Là bằng chứng quan trọng để đánh giá, phân loại tổ chức, kịp thời phát hiện sai phạm của tổ chức để xếp nhóm rủi ro.

Chủ thể khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu này bao gồm:

• Khoảng 600 cơ quan Kiểm lâm sở tại, Chi Cục kiểm lâm và Cục kiểm lâm;
• Các doanh nghiệp khai thác, chế biến, và thương mại gỗ.

Sau khi VNTLAS được xây dựng, sẽ có ba cơ sở dữ liệu tập trung bao gồm:

Cơ sở dữ liệu vi phạm Luật Bảo vệ và Phát triển rừng, do Cục Kiểm lâm quản lý
Cơ sở dữ liệu phân loại tổ chức và xác minh dựa trên rủi ro, do Cục Kiểm lâm quản lý; và
Cơ sở dữ liệu cấp phép FLEGT, do Cơ quan cấp phép quản lý.

Ngoài ra, Hệ thống VNTLAS cũng kết nối với các CSDL ở địa phương, gồm:

Cơ sở dữ liệu vi phạm Luật Bảo vệ và Phát triển rừng, do Cơ quan kiểm lâm sở tại quản lý; và
Các cơ sở dữ liệu về vi phạm được quản lý ở địa phương của các chủ thể xác minh tham gia thực hiện Hệ thống VNTLAS.

Trách nhiệm quản lý và lưu trữ dữ liệu

Trách nhiệm quản lý và lưu trữ dữ liệu được mô tả theo các mục của Sơ đồ 6 của Phụ lục này như sau:

1 – Trách nhiệm của Tổ chức và Hộ gia đình
[A] Tất cả các Tổ chức và Hộ gia đình có trách nhiệm lập và lưu trữ các bằng chứng tĩnh và bằng chứng động theo quy định tại Phụ lục II. Đối với các giấy tờ trong hồ sơ lâm sản gồm Bảng kê, hóa đơn bán hàng và các bằng chứng khác được yêu cầu lưu giữ trong thời hạn 5 năm.
[B] Tất cả Tổ chức thuộc chuỗi cung của Hệ thống VNTLAS có trách nhiệm định kỳ kê khai và báo cáo chuỗi cung ứng theo quy định cho Cơ quan Kiểm lâm, theo quy định tại Mục 6.5 của Phụ lục V.
[C] Tất cả các Tổ chức trong chuỗi cung ứng có trách nhiệm cung cấp thông tin thông qua Bản đánh giá sẽ được áp dụng trong Hệ thống OCS.
[D] Tất cả nhà xuất khẩu có trách nhiệm cung cấp đầy tài liệu liên quan đến Hồ sơ lâm sản xuất khẩu quy định tại Mục 7 của Phụ lục V và kê khai thông tin trên Đơn đề nghị cấp phép FLEGT (đối với thị trường LIÊN MINH) theo quy định tại Mục 8 của Phụ lục này và Phụ lục IV của Hiệp định này cho Cơ quan cấp phép.

2 – Trách nhiệm của Chi cục Kiểm lâm tỉnh
Chi cục Kiểm lâm tỉnh có trách nhiệm:
[E] Lưu trữ không thời hạn các bằng chứng kiểm soát chuỗi cung ứng đối với nguồn gỗ trong nước, gỗ nhập khẩu và gỗ sau xử lý sau tịch thu theo quy định tại Mục 6 và Phụ đính 2 của Phụ lục V.
[F] Tổng hợp, báo cáo kết quả nhập, xuất lâm sản của Tổ chức cho Cục Kiểm lâm theo quy định tại Mục 6.5.2 của Phụ lục V.
[G] Lưu trữ và duy trì hồ sơ vi phạm và xử lý vi phạm Luật Bảo vệ và Phát triển rừng, xử phạt hành chính hoặc hình sự và báo cáo Cục Kiểm lâm – Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu vi phạm theo quy định tại Mục 11.2.1 của Phụ lục V.
[H] Tiếp nhận đăng ký và Bản đánh giá của Tổ chức khi đăng ký vào Hệ thống OCS, thực hiện thẩm định tình trạng rủi ro của Tổ chức, xác minh và báo cáo Cục Kiểm lâm – Cơ quan chủ trì quản lý vận hành cơ sở dữ liệu về Hệ thống OCS theo quy định tại Mục 5 của VPA.
[J] Thực hiện xác minh xuất khẩu đối với lô hàng thuộc đối tượng phải kiểm tra thực tế. Kết quả xác minh phải được thể hiện bằng văn bản và được lưu trữ theo quy định.

3 – Trách nhiệm của chính quyền địa phương
[K] Chính quyền địa phương, theo thẩm quyền, có trách nhiệm tạo lập, xác minh và phê duyệt bằng chứng trong Phụ lục II theo quy định tại Mục 4.1, 4.2 và Phụ đính 1A và 1B của Phụ lục V. Đồng thời lưu trữ, báo cáo việc tuân thủ và vi phạm đối với mỗi bằng chứng theo quy định.

Chi cục Kiểm lâm tỉnh có trách nhiệm liên lạc với chính quyền địa phương về sự tuân thủ và vi phạm của Tổ chức để thẩm định phân loại trong Hệ thống OCS.

4 – Trách nhiệm của Cục Kiểm lâm
Cục Kiểm lâm có trách nhiệm:
[L] Quản lý cơ sở dữ liệu về vi phạm Luật Bảo vệ và Phát triển rừng, bao gồm việc lưu trữ hồ sơ về vi phạm và xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lâm nghiệp dựa trên các thông tin được Chi cục Kiểm lâm cung cấp thường xuyên quy định tại Mục 11.2.1 của Phụ lục này. Cục Kiểm lâm sẽ định kỳ công bố thông tin về các hành vi vi phạm trong lĩnh vực lâm nghiệp và thương mại gỗ như quy định ở mục 2.5 của Phụ lục VIII.
[M] Quản lý cơ sở dữ liệu về phân loại Tổ chức OCS và thực hiện việc thanh tra, kiểm tra kịp thời việc thực hiện phân loại Tổ chức của Chi cục Kiểm lâm tỉnh. Thông tin được cập nhật một cách định kỳ như quy định tại Mục 5.2 của Phụ lục V. Danh sách phân loại nhóm rủi ro của Tổ chức được công bố công khai trên trang thông tin điện tử của Cục Kiểm lâm.

5 – Trách nhiệm của Cơ quan cấp phép
[N] Quản lý cơ sở dữ liệu cấp phép FLEGT, bao gồm việc cấp giấy phép FLEGT và từ chối cấp phép như mô tả ở Mục 8 của Phụ lục này và Phụ lục IV của Hiệp định này.

6 – Trách nhiệm của cơ quan Chính phủ khác ở Trung ương
[P] Thông tin được lưu trữ trên các cổng thông tin/cơ sở dữ liệu của các cơ quan Chính phủ khác sẽ được xem xét trong khi tiến hành phân loại Tổ chức (OCS) và xác minh dựa trên rủi ro.

Sơ đồ lưu trữ và quản lý dữ liệu VNTLAS